TIMEOFF.GURU & SPINNER

Spinner Bulgaria este o companie internațională, lider în producția de mașini-unelte pentru prelucrarea metalelor cu comandă numerică (CNC). Compania germană Spinner Werkzeugmaschinenfabrik GmbH deține 50% din companie, iar celelalte 50% aparțin companiei turce Avcı CNC Makine Pazarlama AŞ.

Spinner are o fabrică mare de mașini-unelte pentru prelucrarea metalelor în zona industrială „Kuklen”, Plovdiv, unde lucrează peste 100 de profesioniști din domeniu. Mașinile produse de companie se vând atât pe piața bulgară, cât și în Germania, Turcia, Orientul Mijlociu, America de Sud și America de Nord.

La sfârșitul anului 2024 ne-a contactat Ekaterina Tomova, Manager departament resurse umane și administrație în companie, care ne-a împărtășit dorința de a introduce gestionarea digitală a absențelor. La începutul anului 2025 am început implementarea etapizată a sistemului.

Iată ce ne-a împărtășit Ekaterina despre acest proces și despre întreaga noastră colaborare:

În vremurile în care trăim și lucrăm, totul este digital și electronic: carnete de muncă, contracte, semnături electronice și dosare, operațiuni bancare. Pentru orice există aplicații de telefon mobil, cu care lucrăm deja ca și cu calculatoarele. Așa că vremea hârtiei a trecut, după părerea mea, iremediabil, și cum ne întrebam acum 20 de ani: „Va mânca șoarecele cartea?”, ei bine, acel timp a venit, acum lucrăm cu toții numai cu mouse-ul și tastatura.

Lăsând gluma deoparte, urmărirea concediilor electronice este mult mai rapidă, iar rapoartele descărcate oferă informații complete și detaliate. Vizualizarea este, de asemenea, ceva care ajută la orientarea rapidă: cine lipsește, câte zile, care dintre colegi și când va lipsi. Toate acestea sunt în calendarul care se încarcă în TIMEOFF.GURU.

Ca psiholog, știu că oamenii au o memorie vizuală foarte dezvoltată și acest lucru ajută mult în astfel de procese și în gestionarea lor.

Principalele diferențe dintre procesul pe hârtie și cel digital sunt rapiditatea fiecărei operațiuni efectuate: totul se întâmplă mult mai repede, după ce sunt făcute setările corecte.

Solicitarea concediilor și răspunsul managerului sunt la un clic distanță. Aprobarea sau respingerea unui concediu se face, de asemenea, foarte repede.

Cealaltă diferență este că programul permite multe tipuri de rapoarte, care oferă informații complete și uneori chiar personalizate la cererea clientului (customized), pe departamente, tipuri de absențe etc. Nu în ultimul rând, protejăm copacii și nu tipărim pe hârtie. Toate rapoartele pot fi modificate, extinse și extrase în decurs de 1 minut.

Ca manager de resurse umane și responsabilă de prezența angajaților în companie, trasabilitatea absențelor are o importanță excepțională. Mai ales pentru companiile mari, de peste 100 de oameni.

O altă funcționalitate care ușurează lucrurile este posibilitatea de a modifica pașii de aprobare și de a configura procesul așa cum corespunde cerințelor conducerii.

Compatibilitatea cu alte programe (ERP, SAP, programe de salarizare) și transferul ușor de date sunt, de asemenea, o funcționalitate foarte importantă.

Și nu în ultimul rând, posibilitatea de a solicita concedii pe ore, adică nu o zi întreagă de concediu plătit, ci 2 sau 4 ore, deoarece compania noastră oferă această opțiune angajaților săi.

Inițial, angajații au primit platforma cu un ușor scepticism, deoarece în compania noastră de producție nu fuseseră implementate procese digitale legate de resursele umane.

A existat o ușoară rezistență și unele dificultăți la crearea profilurilor și a parolelor, dar după doar 1 săptămână toată lumea vorbea deja despre sistem și lucra cu el. Chiar și în producție am asigurat o tabletă pe care angajații să își poată solicita absențele ușor și rapid, fără să fie nevoie să își folosească telefoanele mobile.

Îi mulțumim sincer Ekaterinei pentru încredere, profesionalism și implicarea în implementarea TIMEOFF.GURU. Credem că, prin eforturi comune, am creat o bază durabilă pentru o gestionare mai eficientă și mai modernă a absențelor la Spinner Bulgaria, dând startul digitalizării proceselor de resurse umane în companie.