TIMEOFF.GURU & SPINNER

Шпинер България е международна компания, лидер в производството на металообработващи машини с цифрово-програмно управление. 50% yчacтиe в компанията имa гepмaнcĸaтa Ѕріnnеr Wеrkzеugmаѕсhіnеnfаbrіk GmbН, а другите 50% са от тypcĸaтa Аvсı СNС Маkіnе Раzаrlаmа АŞ.

Шпинер разполага с голям завод за производство на металообработващи машини в индустриала зона “Куклен”, Пловдив, като в него работят над 100 професионалисти в сферата. Произведените от компанията машини се продават както на българския пазар, така и в Германия, Турция, Близкия Изток, Южна и Северна Америка.

В края на 2024 г. с нас се свърза Екатерина Томова, Мениджър отдел ЧР и Администрация в компанията, която сподели за желанието да се въведе дигитално управление на отсъствията. В началото на 2025 г. започнахме поетапно внедряване на системата.

Ето какво сподели относно този процес и цялостната ни съвместна работа Екатерина:

Във времето, в което живеем и работим, всичко е дигитално и електронно - трудови книжки, договори, електронни подписи и досиета, банкиране. За всичко има апликации за мобилни телефони, с които вече работим като с компютри. Така че времето на хартията вече мина, според мен безвъзвратно, и както се питахме преди 20 г :“Ще изяде ли мишката книжката?“, е това време дойде, вече изцяло всички работим с мишки и клавиатури.

Като оставим шегата настрана, проследяването на електронните отпуски е много по-бързо, справките, които се изтеглят дават цялостна и детайлна информация. Визуализацията също е нещо, което помага за бързото ориентиране в това кой отсъства, колко дни, кой от колегите кога ще отсъства - всичко това е в календара, който се зарежда в TIMEOFF.GURU.

Аз като психолог зная, че хората имат силно развита визуална памет и това много помага в такъв тип процеси и при управлението им.

Основните разлики между хартиения и дигиталния процес са бързината при всяка извършена операция - всичко се случва много по-бързо, след като са направени правилните настройки.

Заявяването на отпуски и обратната връзка от мениджъра е на един клик разстояние. Одобрението/отхвърлянето на отпуск също става много бързо.

Другата разлика е, че програмата позволява много видове репорти, които дават цялостна и дори понякога по желание на клиента информация (customized) по отдели, вид отсъствия, и т.н. Не на последно място, опазваме дръвчета и не принтираме хартия. Всички репорти могат да бъдат модифицирани, надграждани и извлечени в рамките на 1 минута.

Като мениджър ЧР и отговарящ за присъствието на служителите в компанията, проследимостта на отсъствията е от изключителна важност. Особено за големи компании, над 100 човека.

Друга функционалност, която улеснява е възможността да се модифицират стъпките на одобрение и да се сетне процеса, така както отговаря на изискванията на мениджмънта.

Съвместимостта с други програми - ERP, SAP, payroll програми и лесното трансфериране на данни, също е много важна функционалност.

И не на последно място, възможността да се пускат почасови отпуски, т.е. непълен ден платен отпуск, а 2 или 4 часа, тъй като нашата компания предлага тази опция на служителите си.

Първоначално служителите приеха платформата с лека скептичност, тъй като в нашата производствена компания не бяха имплементирани никакви дигитални процеси, свързани с Човешките ресурси.

Имаше лека резистентност и трудност при създаването на профилите и паролите, но след само 1 седмица всички вече говориха за системата и работиха с нея. Дори в производството осигурихме таблет, на който служителите да могат да заявявят своите отсъствия лесно и бързо и да не се налага да използват мобилните си телефони.

Искрено благодарим на Екатерина за доверието, професионализма и ангажираността при внедряването на TIMEOFF.GURU. Вярваме, че с общи усилия създадохме устойчива основа за по-ефективно и модерно управление на отсъствията в Шпинер България, давайки начало на дигитализацията на HR процесите в компанията.