Practic, aproape fiecare companie a implementat acum un anumit sistem de gestionare a concediilor și zilelor libere.

6 MOTIVE PENTRU A SCHIMBA PLATFORMA DE MANAGEMENT CONCEDII ȘI ZILE LIBERE

Practic, aproape fiecare companie a implementat acum un anumit sistem de gestionare a concediilor și zilelor libere. Uneori, acest sistem este doar un fișier Excel, dar contează în continuare ca un sistem software. Cel mai probabil, funcționează perfect de mulți ani. Deci, de ce să schimbi ceva care funcționează?

În rândurile următoare, vă vom împărtăși mai multe motive care v-ar putea face să vă reconsiderați opinia și să adoptați o platformă de management concedii așa cum este TIMEOFF.GURU.

Ce este o platformă de management zile libere și concedii?

Platformele pentru managementul concediilor sunt produse software care permit organizațiilor să:

• Urmărească zilele libere ale angajaților;
• Planifice concediile;
• Acceseze informațiile despre concediile plătite, neplătite și alte tipuri de concedii rămase;
• Analizeze rapoartele despre absențe.

Astfel de sisteme ajută organizația să cunoască în orice moment disponibilitatea actuală și planificată a resurselor umane și, în consecință, să își planifice și să își ajusteze munca în cadrul companiei.

Platformele de gestionare a concediilor ar trebui, de asemenea, să faciliteze aplicarea și aprobarea cererilor de concediu, reducând astfel costurile administrative ale organizației.

De fapt, sistemele de management al concediilor joacă un rol important în managementul strategic, operațional și financiar al unei organizații.

Cum să vă dați seama dacă aveți nevoie de o soluție software HR mai adecvată?

Un sistem bun de gestionare a concediilor face ca procesul de solicitare și aprobare a concediului să fie extrem de eficient, rapid și precis. O astfel de platformă pentru resurse umane nu pierde timpul angajaților și managerilor. Sunt ușor de implementat și facil de utilizat.

Iată câțiva indicatori care vă spun că este probabil un moment bun pentru a vă actualiza actualul sistem de gestionare a concediilor:

1. Dacă sistemul actual necesită introducerea manuală a datelor și realizarea manuală a calculelor

Introducerea și prelucrarea manuală a datelor au câteva dezavantaje foarte semnificative. În primul rând, este extrem de consumator de timp. Cu cât organizația este mai mare, cu atât este nevoie de mai mult timp. În al doilea rând, prelucrarea manuală a datelor implică un risc mult mai mare de erori și omisiuni. Și nu în ultimul rând sunt eforturile pe care le necesită prelucrarea manuală pentru a păstra datele în legătură cu concediile luate și rămase de luat.

2. Angajaților le lipsesc suficiente informații despre concediile lor

Dacă angajații trebuie să întrebe la Resurse Umane de fiecare dată când au nevoie de informații legate de concediile sau zilele disponibile, sistemul dvs. de gestionare a concediilor nu este cel mai bun.

Atunci când oamenii nu pot accesa în mod independent informațiile de care au nevoie și nu au posibilitatea de a aplica liber pentru concediu, ei pierd timp și ceva mai important – motivația.

3. Aprobarea zilelor libere și concediilor durează prea mult timp

Un alt motiv de dezamăgire poate fi întârzierea răspunsului la cererile de concediu. Acest lucru se poate datora diferitelor motive. De exemplu: cererea se poate pierde în fluxul nesfârșit de e-mailuri. Sau ar putea fi îngropat sub o grămadă de hârtie. Sau colectarea informațiilor și calcularea zilelor rămase de utilizat necesită prea mult timp. S-ar putea, de asemenea, ca procesul să treacă prin prea mulți pași și prea mulți oameni.

Dar oricare ar fi motivul răspunsului lent, timpul lung de așteptare ar putea fi extrem de frustrant. Întârzierea poate fi percepută ca un semn de lipsă de respect și poate duce rapid la nemulțumire și din nou – o scădere a motivației.

4. Nu reușești să gestionezi absenteismul angajaților

Absenteismul (sau absențele neplanificate) reprezintă o problemă foarte serioasă pentru orice organizație, deoarece perturbă ritmul tuturor proceselor de muncă. Să presupunem că înregistrați fiecare concediu în Excel sau într-un program de specialitate, dar încă nu aveți o imagine completă a absențelor din organizație.

Este dificil să analizezi volume mari de date dacă sistemul tău nu le rezumă și nu le prezintă într-un format lizibil sau diagrame ușor de înțeles, în care poți identifica cu ușurință tendințele și anomaliile. Foile de calcul și calendarele electronice pot face treaba pentru urmărirea absențelor, dar nu sunt suficiente pentru o analiză și o investigare mai aprofundată a perioadelor din an în care au loc cel mai adesea concediile neplanificate.

5. Sistemul dumneavoastră nu acceptă informații despre locul în care lucrează oamenii

Înainte de COVID-19, munca de acasă era mai mult o excepție decât o practică obișnuită. Dar acum, în multe organizații, chiar și în structurile guvernamentale, munca la distanță este o rutină zilnică. Așa că a devenit important pentru organizație să știe întotdeauna câți oameni lucrează în sediul companiei și câți lucrează de la distanță.

Dacă sistemul dvs. de management al absențelor nu acceptă informații despre locul de unde lucrează angajații dvs., atunci este timpul să le schimbați.

6. Platforma actuală nu oferă acces de pe mobil

În 2021, accesul mobil la informație nici măcar nu mai este considerat modern. Trimiterea unei cereri de concediu fără a fi nevoie să vină la birou nu ar trebui să fie considerată excepție. Dacă sistemul dvs. de gestionare a concediilor nu are acces mobil prin care să vă puteți verifica zilele rămase de concediu anual plătit sau să trimiteți direct la notificare o poză cu nota de concediu medical, atunci a sosit momentul unui nou sistem.

Ce este cea mai bună soluție și ce ar trebui să faceți dacă sistemul dvs. actual prezintă oricare dintre semnele enumerate?

Cea mai bună soluție este înlocuirea acestuia cu un sistem software specializat de management concedii și zile libere care:

• Poate automatiza procesele
• Permite angajaților tăi să informeze, să solicite și să aprobe concedii în mod independent
• Mută aplicațiile cât mai repede posibil între toți participanții la proces
• Oferă rapoarte detaliate, ușor de înțeles și convenabile

Și, pe lângă toate cele enumerate aici, îndeplinește toate cerințele legislației locale

Un astfel de sistem este TIMEOFF.GURU. Consultați informațiile detaliate despre soluție pentru a afla cât timp și bani puteți economisi cu sistemul nostru.