Политики и съответствие
Правилата за отпуск на всяко дружество. Изчисленията остават за системата.
Задавате веднъж видовете отпуск, натрупването, прехвърлянето, празниците и одобрението за всяко дружество в групата. TIMEOFF.GURU ги прилага при всяка заявка и създава документите, включително със заповед, подписана с КЕП.
Настройка
Пет стъпки от празна система до работеща политика
Администраторът настройва всичко сам. Всяка стъпка е описана в помощния център.
- 1
Организации
Добавяте дружествата в групата. Всяко има свои места за работа и свой подписващ за заповедите.
Как се прави → - 2
Видове отпуск
Платен, неплатен, болничен и всички ваши видове: дали се приспадат от баланса, годишен лимит, цвят в календара.
Как се прави → - 3
Празници
Импортирате официалните празници за държавата и годината или ги качвате от Excel.
Как се прави → - 4
Правила за заявките
Срокове, прехвърляне от минали години, части от деня, заместници.
Как се прави → - 5
Процес на одобрение
През кои стъпки минава заявката и кой получава известие на всяка от тях.
Как се прави →
Правила
Какво можете да зададете
Видове отпуск и категории
Колкото видове ви трябват, всеки със свой годишен лимит и правило дали се приспада от платения или неплатения отпуск. Категориите определят цвета в календара и мястото в месечната справка.
Натрупване
Служителите натрупват отпуска си постепенно, вместо да получат всичко на 1 януари. Задавате колко дни на ден, седмица, месец или година, с лимит, за всички или за конкретни хора.
Прехвърляне от минали години
Неизползваните дни се пренасят. Вие решавате реда на приспадане: от най-старата година към текущата или обратно. Служителят може да избере годината в заявката.
Отпуск за част от деня
Определяте кои видове отпуск може да се заявяват за част от деня, например няколко часа платен отпуск.
Срокове и ограничения
Докъде назад и напред може да се подават заявки, в календарни или работни дни. Блокирате периоди, в които не може да се излиза в отпуск, например около голяма доставка.
Заместници
Заместникът може да е задължителен, по избор или от предварително зададени колеги. Решавате дали поне един човек трябва да остане на работа и дали заявките към отсъстващ одобряващ отиват при заместника му.
Отпуск и след изчерпване на дните
Администраторът задава с колко дни служителите може да надвишат полагаемия си отпуск, от нула до неограничено. С „неограничено“ давате неограничен отпуск, без да променяте трудовите договори.
Одобрение
Всяка заявка минава точно през хората, които трябва
Подреждате стъпките на одобрение и за всяка избирате кой да получи известие. Например:
- Автоматично одобрение на стъпката „ръководител на организацията“.
- Допълнителни одобряващи: достатъчен е един или трябва всички.
- Отказ от вече одобрен отпуск, с причина и потвърждение от HR, ръководител или финанси.
- Напомняне към одобряващите няколко дни преди отсъствието.
- СлужителЗаявява отпуск
- Пряк ръководителОдобрява
- HRОдобрява
- ФинансиПолучават известие
Празници
Различни държави, различни празници. Един календар.
Импортирате официалните празници по държава, година и език. Ако имате хора в няколко държави, създавате набор от празници за всяка и го прилагате към съответните служители.
- Официални празници по държава, с имена на избран език.
- Собствени празници, качени от Excel.
- Неработни дни и работни дни за отработване, добавени ръчно.
- Отделен набор празници за всяка държава.
Документи
Заповедта е готова, когато отпускът е одобрен
Не печатате, не носите за подпис и не сканирате. Документът се създава от данните в заявката.
Подпис с КЕП
Заповедите се подписват дистанционно с квалифициран електронен подпис от ръководителя на организацията или упълномощено лице. Услугата е съвместно с Борика.
Печат при нужда
Служителите разпечатват заявлението и заповедта от историята на заявките, ако го разрешите.
Прикачени файлове
Към заявките може да се прикачват документи, например болнични листове. Вижда ги само HR.
Архив за проверка
Подписаните XML и PDF файлове се изтеглят от справките заедно с прикачените файлове.
Искате да проверите изчисленията?
Калкулаторът за отпуска показва колко дни натрупва служителят според датата на постъпване и полагаемия отпуск.
Въпроси за политиките
Всички въпроси →Какво е политика за отпуск?
Политиката за отпуск е наборът от правила на една организация за отпуските: какви видове има, колко дни се полагат, как се натрупват и прехвърлят, кой одобрява и какви документи се издават. В TIMEOFF.GURU я задавате веднъж и системата я прилага при всяка заявка.
Какво е натрупване на отпуск?
При натрупването служителят не получава целия си годишен отпуск на 1 януари, а го придобива постепенно, например по определен брой дни всеки месец. Проверете сметките с калкулатора за натрупан отпуск.
Какво е прехвърляне на отпуск?
Прехвърлянето е пренасянето на неизползваните дни от минали години в следващата. Вие решавате дали служителите да ги ползват и в какъв ред се приспадат: от най-старата година към текущата или обратно.
Мога ли да заявя повече дни платен отпуск, отколкото имам?
Да, ако организацията ви го позволява. Администраторът задава с колко дни служителите може да надвишат полагаемия си отпуск: от нула до неограничено.
Някои компании избират неограничено. Така дават неограничен отпуск, без да променят трудовите договори.
Мога ли да откажа заявен или вече одобрен отпуск?
Заявка, която чака одобрение, може да откажете винаги. Отказ на вече одобрен отпуск е възможен, ако администраторът е включил тази опция. В някои организации отказът трябва да се потвърди от HR или от ръководителя.
В Текущи заявки отворете раздела От мен, изберете отпуска и натиснете Откажи. Дните се връщат в баланса ви. Подробно в ръководството.
Задължително ли е да посоча заместник?
Зависи от настройките на вашата организация. Администраторът решава дали заместникът е задължителен, обикновено според изискванията на ръководителите.
Можем ли да прехвърлим данните от досегашната система или от Excel?
Да. Импортът на служители и данни за отпуските е включен в план Standard.
Колко време отнема да започнем?
Обикновено още същия ден. Не е нужно внедряване или обучение: настройвате видовете отпуски и одобренията, добавяте служителите и ги каните.
В план Standard е включен импорт на служителите и данните за отпуските.
Сбогувайте се с таблицата за отпуски още тази седмица.
14 дни безплатно, пълен достъп, без кредитна карта. Или ще ви покажем системата за 20 минути.
или заявете демо →