Как да планираме отпуските си между коледните и новогодишните празници

Въведение

Зимните празници са време, което всички очакваме с нетърпение. Семейни събирания, пътувания, заслужена почивка – именно тогава хората най-често решават да използват годишния си отпуск.

В същото време това е и един от най-натоварените периоди за бизнеса. Финансови отчети, приключване на годината, подготовка на планове за следващата – всичко изисква стабилно присъствие на екипите.

Как тогава се намира балансът? Отговорът е в доброто планиране и ясната организация на отсъствията.

Какво предвиджа законът?

Кодексът на труда гарантира правото на платен годишен отпуск, като минималният размер е 20 работни дни (чл. 155, ал. 4). Това право е безусловно, но редът за неговото ползване е подчинен на определени правила.

Според чл. 173, ал. 1 отпускът се разрешава от работодателя след писмено искане от служителя. В ал. 2 се посочва, че работодателят трябва да се съобрази едновременно с интересите на предприятието и на служителя. А ал. 4 задължава работодателя да осигури ползването на отпуска до края на календарната година.

Допълнително, чл. 173, ал. 3 дава възможност работодателят да изготви график за отпуските, който да гарантира нормалното функциониране на организацията. Това е инструмент, който може да се използва особено ефективно в зимния период, когато натискът върху ресурсите е голям.

Накратко: заявките за отпуск не могат да бъдат пренебрегнати, но и не е необходимо всички да бъдат одобрени едновременно. Законът оставя пространство за търсене на баланс между личните желания и организационните нужди.

Основните трудности през декември и януари

1. Много заявки в един и същи период - почти всички служители искат да почиват между Коледа и Нова година;
2. Сливане на празниците - когато официалните почивни дни попадат близо до уикендите, няколко дни отпуск могат да се превърнат в 10–12 дни почивка;
3. Критични срокове - финансови отчети, годишни бюджети, проекти с крайни срокове в началото на януари – всичко това изисква присъствие;
4. Неочаквани болнични - грипните вълни в края на годината често съвпадат с планираните отсъствия;
5. Липса на видимост - когато управлението на отпуските се прави чрез имейли или Excel таблици, информацията лесно се губи, а координацията между екипите става още по-трудна.

Примерна ситуация

Представете си екип от 8 души в търговска компания. На 10 декември четирима подават молби за отпуск от 23 декември до 2 януари. Два дни по-късно още трима искат същото.

В офиса би останал само един човек. За мениджъра това е невъзможен сценарий – работата няма как да бъде свършена. В подобни ситуации обикновено започват дълги разговори, пренареждане на графици, търсене на компромиси и често – напрежение в екипа.

Ако този процес се управлява ръчно, чрез бележки и таблици, рискът от грешки е голям: някой може да получи одобрение по невнимание, друг да остане с впечатление, че молбата му е приета, а в крайна сметка да се стигне до конфликт.

Реална ситуация

През ноември 2025 г. стана ясно, че българското правителство реши да обяви 31 декември 2025 г. и 2 януари 2026 г. за неработни дни заради влизането на България в еврозоната. Сигурно си мислите - още два почивни дни, какво по-хубаво?

Да, но от административна гледка точка тази новина не беше посрещната с бурни овации, тъй като голяма част от компаниите вече бяха планирали своите платени отпуски през декември – в това число имаше множество заявки за отпуск именно за 31 декември и 2 януари.

Обявяването на тези дни за неработни наложи отмяната на вече планираните отпуски. Когато управлението на отсъствията в компанията се случва чрез електронна система, подобни промени се случват бързо и отнемат само няколко клика.

Представете си обаче как стоят нещата при традиционните молби за отпуск на хартия и последващите молби за отказ/отмяна на предишните отпуски, а след това и подаване на нова молба с коригирани дати.

Тази промяна в почивните дни налага и преизчисляване на балансите платен годишен отпуск, които се полагат на служителите, тъй като обявяването на 31 декември и 2 януари за неработни дни всъщност им връща 2 дни платен отпуск.

Удобството на платформи като TIMEOFF.GURU е, че подобни преизчисления се случват автоматично при отмяна на заявка за отпуск, като това изцяло отменя нуждата от човешка намеса и спестява време, както на мениджърите ЧР, така и на счетоводителите.

Как може да помогне електронното управление на отсъствия?

Точно тук на помощ идват системи като TIMEOFF.GURU, които дават яснота и ред в организацията на отпуските в компанията.

Прозрачен календар

Всички служители имат достъп до общ календар, в който виждат заявките и одобрените отсъствия. Това позволява още при подаването на молба всеки да прецени дали периодът е подходящ.

Правила и ограничения

Мениджърът може да зададе условия – например минимален брой хора, които трябва да са на работа в критичен период. Ако молбата за отпуск нарушава тези условия, системата веднага сигнализира.

Лесно одобрение

Заявката пристига автоматично при ръководителя. Одобрението или отказът става с едно кликване. Няма нужда от дълги имейли и разменени документи.

История и статистики

Всеки служител може да провери колко дни отпуск е ползвал и колко му остават. HR екипите имат достъп до справки за цялата организация – кой кога е отсъствал, в кои периоди натоварването е най-голямо и къде могат да се направят подобрения.

Достъп от всяка точка

Системата работи и през мобилно приложение. Така служителите могат да подадат или да проследят молбите си по всяко време, без значение къде се намират.

Ползи за различните страни

• За служителите:ясен процес, по-малко недоразумения и по-добра координация с колегите;
• За мениджърите:цялостна картина за наличността на екипа, възможност да вземат информирани решения, без да губят време в бюрокрация;
• За HR отдела:намалена административна тежест, по-малко грешки и централизирана отчетност;
• За цялата организация:по-добър контрол върху ресурсите, по-висока ефективност и по-малко напрежение в критични периоди.

Как да подготвим екипа за празничните отсъствия?

1. Ранно планиране - насърчете служителите да заявяват отпуските си предварително. Колкото по-рано се събере информацията, толкова по-лесно е да се намери баланс;
2. Ясни правила - въведете критерии за одобрение – например ротация в екипа или лимит на едновременните отсъствия;
3. Прозрачна комуникация - обяснете кои периоди са критични за бизнеса и защо е важно да има достатъчно хора на работа;
4. Дигитални инструменти - използвайте система, която централизира информацията и прави процеса видим за всички;
5. Анализ и подобрения - след края на празниците направете равносметка: кое е работило добре, къде е имало трудности и какво може да се оптимизира за следващата година.

Практически съвети за по-добро управление

• Използвайте функцията за задаване на „задължително присъствие“ в ключови дни;
• Настройте автоматични напомняния за служителите с неизползван отпуск, за да не се натрупва в края на годината;
• Комбинирайте данните от системата за отсъствия с други HR показатели – това ще даде по-добра картина за натоварването и ангажираността на персонала;
• Прилагайте принципа на справедливост: ако някой е получил отпуск по празниците тази година, дайте шанс на друг догодина.

Заключение

Зимните празници са повод за почивка и радост, но за организациите те могат да се превърнат в истинско предизвикателство. Кодексът на труда задава рамката, в която трябва да се действа, но ефективното управление зависи от това как работодателят структурира процеса и какви инструменти използва.

Когато има прозрачност, ясни правила и модерни решения като TIMEOFF.GURU, балансът между правото на почивка и нуждите на бизнеса е напълно постижим. Така служителите могат спокойно да планират времето си със семейството, а работодателят може да бъде уверен, че дори в най-натовареното време работата ще продължи без сътресения.