Темите в тази статия:
Управлението на отпуски е ключов процес във всяка една организация, който е от значение както за служителите, така и за работодателите. И двете страни имат интерес той да се случва по възможно най—плавния и лесен начин, който в същото време гарантира сигурността на данните и елиминира грешките.
Традиционният метод включва ръчно подаване на заявките, попълване на хартиени екземпляри, придвижването им до необходимите страни, а след полагането на мокрите подписи и съхранение на самите заповеди. Всяка една от изброените стъпки коства време и ресурси, не на последно място и предразполага към допускането на грешки.
Именно с цел оптимизация, съвременните технологии предлагат иновативни електронни решения, които гарантират по-добра проследяемост на административните процеси. В тази статия ще разгледаме основните предимства на електронното управление на отпуски и как този модел допринася за подобряването на цялостната ефективност на компаниите.
Традиционният хартиен метод на управление на отсъствията затруднява цялостната организация на процесите в компанията. Това на пръв поглед смело твърдение лесно може да бъде потвърдено с примери от ежедневието. Без значение от броя на служителите, работещи в компанията, естеството или модела им на работа. Сред недостатъците на хартиените молби са:
Ръчното попълване и обработване на заявки за отпуски изисква значително време както от служителите, така и от мениджърите. Представете си служител Х, който работи в склад към голяма фирма и иска да заяви отпуск. Отделът Човешки ресурси се помещава в централния офис на фирмата, като най-често двете помещения дори не са в едно и също населено място.
Ако няма възможност да посети офиса, той следва да се свърже с HR мениджъра по телефона и да информира за своето намерение да ползва платен отпуск. След това разпечатана молба трябва да стигне по някакъв начин до него било то лично от HR или друг колега. Служителят следва да я попълни и да я предаде обратно по веригата, за да може хартиената бланка да стигне до одобряващата страна за подпис. Когато този процес най-накрая е приключил, документът следва да се съхранява на обозначеното за целта физическо място.
И така виждаме, че заявяването и одобряването на молбата за отпуск отнема дни. Това е меко казано безумно, особено в случаите, когато е възникнала непредвидена ситуацията и следва да отсъстваме от работа без възможност да предупредим навременно – от днес за днес или от днес за утре.
Хартиените формуляри могат лесно да бъдат загубени, повредени или неправилно архивирани, което затруднява проследяването на заявките и историята на отпуските. Представете си, че сте мениджър Човешки ресурси в голяма фирма и служител оспорва изминал период, като твърди, че е бил на работа, а според вашата справка в края на месеца е бил в отпуск.
Ако във фирмата работят 100 души, генерираните хартиени молби няма да са никак малък брой. Това пък отваря темата как всеки работник може да е сигурен с колко дни ПГО разполага към дадения момент и дали изобщо има опцията да следи историята на ползваните си отпуски. За тази цел всеки следва да пази екземплярите си, за да може да проследи вписаните в тях дати и използвани дни, за да пресметне с какъв остатък разполага.
Това води до несигурност и нужда от допълнителни запитвания към отдела Човешки ресурси. В допълнение, мениджърите също нямат възможност лесно и ясно да проследят кой отсъства от екипа им. Това води до цялостно затрудняване на координацията между екипите в компанията и разпределянето на задачите, в случай, че някой отсъства.
Управлението на отсъствията в компанията е пряко свързано с изчисляването на възнаграждението на всеки служител. Именно затова правилното съставяне и организиране на справките не само ще улесни двата процеса, но и ще предотврати грешки, липса или пък дублиране на данни.
Хартиеният метод не позволява директна интеграция с други системи, като например системи за управление на работното време или заплатите. Това води до нуждата от допълнителни ръчни операции, които отнемат немалко време на всички замесени – ЧР, ТРЗ, счетоводство и други.
Това е поредната ръчна операция – от подаването на самата хартиена бланка, през одобряването и полагането на мокрия подпис, съхранението на отреденото за целта място, до създаването на справка за отсъствията на всички във фирмата – нещо, което е необходимо да се прави всеки месец.
Електронните системи за управление на отпуски предлагат решения, които елиминират недостатъците на традиционния хартиен метод. Тук не говорим просто за сблъсък между старото и новото, а за практически опит и доказана ефикасност. Ето някои от най-важните предимства:
Ако подаването и одобряването на една стандартна хартиена молба за отпуск отнема дни, то при електронните платформи говорим за минути. Служителят влиза в системата, избира желания от него период, при нужда посочва заместник и подава заявката си. В TIMEOFF.GURU самото заявяване отнема секунди или само няколко клика. Всичко останало се случва автоматично - одобряващият получава нотификация на своя имейл, че негов колега е подал заявка. От него се изисква единствено да достъпи платформата, за да я одобри или откаже. За максимално улеснение всичко това може да се случи и през мобилното ни приложение.
Няма нужда от ръчно попълване на данни или разпечатване и подписване на хартиен екземпляр. Софтуерът ни разполага с функционалност, чрез която заповедите за отпуск автоматично се подписват с ОКЕП на управителя или друго упълномощено лице.
Процесът на одобрение може да се настрои изцяло спрямо политиката във фирмата - да се добавят или премахват стъпки, както и да се избере кой да получава нотификация за стартиране на заявка или одобряването ѝ. Във всеки потребителски профил могат предварително да се зададат заместници или допълнителни одобряващи, а при самото подаване на заявката всеки може да уведоми и друг колега, който не участва пряко в процеса на одобрение.
Сред изброените по-горе недостатъци на хартиените молби е именно недостатъчно добрата организация при съхранението им, което възпрепятства достъпа и превръща откриването на конкретен екземпляр във времеемка и не особено приятна задача. При електронното решение няма нужда от тежки папки и класьори. Всички данни се съхраняват в централизирана система, достъпна онлайн. Така и всички замесени страни ще са щастливи.
Служителите ще могат по всяко време да проверят текущия си баланс ПГО в реално време, без да е необходимо съдействие от страна на отдел Човешки ресурси. Ангажираните специалисти пък ще могат лесно да правят справки. Мениджърите ще имат пряк достъп до информацията за целия екип, което улеснява планирането.
Важно е да отбележим и различните нива на достъп до информация в самата система. В TIMEOFF.GURU има различни роли, които гарантират, че само отговорните лица достъпват пълните справки и данните на всички служители, както и прикачените файлове към отсъствията. Крайният потребител вижда цялата информация, касаеща единствено личните отпуски.
При традиционния метод документите могат да бъдат загубени или повредени, което води до липса на проследимост. Дигиталната платформа от своя страна пази цялата необходима информация. Историята на отпуските е лесно достъпна и защитена от загуба, дори при смяна на служители или промени в управлението.
В TIMEOFF.GURU например всеки потребител може да прегледа записите за изминалите заявки. В момента, в който една заявка за отпуск вече не е текуща т.е. нейният период е преминал, тя автоматично отива в историята, където всеки служител може да я достъпи. По този начин се следи не само текущия баланс, но и всеки сам за себе си може да направи историческа справка, за да е сигурно, че остатъкът ПГО е коректен.
Това улеснява безкрайно и отделите Човешки ресурси и Счетоводство, тъй като отпада нуждата от ръчно попълване и създаване на справки. Електронните системи сами генерират различни видове – месечни отчети, баланси на отпуски, индивидуални справки по предварително зададени критерии – тип отсъствие, период, служител и други.
Въвеждането на електронни системи за управление на отпуските не е просто технологична иновация, а стратегическо решение, което носи дългосрочни ползи както за работодателите, така и за служителите. Автоматизирането на този процес значително подобрява административната ефективност, намалява риска от грешки и улеснява вземането на информирани управленски решения.
Дигитализирането на отсъствията е стъпка напред към изграждането на култура на прозрачност и доверие в организацията. Софтуерните решения в тази сфера премахват риска от загуба на информация, улесняват достъпа до данни и предоставят мощни инструменти за планиране и анализ. Те предлагат ценни аналитични инструменти, които елиминират нуждата от ръчни операции. Това ги прави незаменими за съвременния бизнес.
Ако искате да направите едновременно нещо добро за организацията и за хората, да опростите процеса по заявяване и одобрение на отпуските, да минимизирате разходите и да постигнете пълна координация на екипа, то TIMEOFF.GURU е създаден, за да Ви помогне.
Покажете решението на своите колеги и се убедете сами колко удобно и лесно става всичко в TIMEOFF.GURU. Само с няколко клика имате заявление, одобрение, справка и поглед върху общия календар. Без излишна бюрокрация, без купища хартия, без часове за обработка.