Темите в тази статия:
Имало едно време една голяма приказна фирма, която се намирала далече, далече – през девет планини в десета. Един ден работник в далечната фирма решил, че иска да си вземе почивка и трябвало да подаде молба за отпуск. Това била тежка и отговорна задача, която щяла да отнеме време, затова той решил да не губи и миг повече. Първо трябвало да намери една фея от Човешки ресурси, която да му даде заветния свитък с молбата, в която да попълни необходимите детайли. Но това не било достатъчно – молбата трябвало да бъде подписана от приказния мениджър, който давал съгласието си работникът да отсъства. Точно в този момент обаче приказният мениджър бил на посещение в друга далечна фирма и щял да се върне след дни. И така работникът зачакал неговото завръщане…
Ако тази „приказна“ история ви е до болка позната, значи е време да преразгледате процеса по управление на отсъствията в компанията. Не е необходимо нещо на пръв поглед елементарно, да отнема толкова много време. Процесът не е сложен сам по себе си, но често бива административно усложняван по ред причини. Особено при големи предприятия с дружества на различни локации, които се ръководят от една обща администрация. Разбира се, оптимизирането на отсъствията не е насочено единствено към големи фирми – всяка компания заслужава бърз и ефективен процес, който вместо да губи време, спестява такова.
Неведнъж сме изтъквали, че оптимизирането на процеса по управлението на отпуски може да подобри в пъти цялостната организация и ефективност в компанията. Работодателите често си дават сметка за това, едва след като са намерили решение на проблема. Но по-добре късно, отколкото никога. Но нека разгледаме по-подробно стъпките, за да защитим мнението си по въпроса, без да използваме приказната аналогия, разбира се.
Представете си едно средно по брой служители дружество, в което работят около 80-100 души, но пък има известна доза текучество. За сметка на този брой служители компанията е назначила един специалист Човешки ресурси, който основно да движи процесите, касаещи трудовото правоотношение.
Това означава, че този човек отговаря за провеждането на интервюта и подбора на кадри, назначаването и онбординга на новите попълнения в екипа, купища документи, отпуски, болнични, трудови досиета и какво ли още не. Освен това в повечето случаи специалистът Човешки ресурси се занимава с цялостната култура и развлечения в компанията – организирането на обучения, събития, партита и т.н.
Дружеството разполага с офиси в различни населени места, но въпреки това само с един мениджър ЧР. Това означава, че всяка молба за отпуск, без значение от локацията на служителя, който я подава, трябва да стигне до едно и също място – главният офис на компанията.
Служител Х, който работи в офиса във Варна, разпечатва на хартия своята молба за отпуск, попълва необходимите данни и следва да я предаде на прекия си ръководител. Приемаме, че в идеалният сценарии това би могло да се случи, ако не на същия ден, то поне в рамките на 2-3 дни.
В зависимост от процеса на одобрение, за молбата може да се изисква одобрение и от ръководител второ ниво или друга роля, но при всички положения молбата следва да пристигне от Варна до главния офис в София и специалиста ЧР. След като се използва хартиен носител, следва документът да бъде изпратен по куриер. И така един привидно лесен процес бива логистично усложнен.
При електронното управление на отсъствия, молбите за отпуск, които са се превърнали от листи хартия в дигитални заявки, не изминават толкова дълъг и „вълнуващ“ път, поне не физически. Всичко се случва за минути, дори секунди, ако всички участващи страни са пред компютър или държат смартфон в ръка.
Разпечатването на хартия и попълването на данни ръчно е заместено от достъпване на електронна система с предварително зададен username и парола, а след това и избиране на желания период на отсъствието. В TIMEOFF.GURU за завършване на процеса по подаване на заявката е необходим само 1 клик върху бутона Заяви.
И Voilà - подадената заявка автоматично пристига при одобряващото лице, без да е нужно да обикаляте етажите на сградата или да изпращате по куриер. Какво се изисква от прекият ви ръководител в случая? Единствено да се логне в системата и с един клик върху бутона Одобри или Откажи да финализира вашата заявка.
Таблиците в Excel не са по-добра алтернатива на хартията и реално не отменят нуждата от молба за отпуск на физически носител. Приложението на таблиците е по-скоро опит за вътрешна организация на оперативните процеси – на едно място в табличен вид да бъде събрана информация за всички отпуски в компанията. Но за да се случи това, отново стигаме до нуждата от ръчно въвеждане на данни, което коства време и усилия. Винаги съществува и риска от грешка или ненавременно актуализиране на информацията, което би могло да доведе до разминаване.
Сигурно се чудите какъв е смисълът от въвеждане на електронна система, след като заповедите за отпуск все пак трябва да бъдат подписани на хартия? Да, те трябва да бъдат подписани, но не е задължително това да се случва на хартия. Вариантите тук са няколко, като ако работодателят реши да се съобрази с Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя следва да подписва с квалифициран електронен подпис (КЕП). Въпреки, че тази наредба е в противоречие със ЗЕДЕУУ, не малка част на нашите клиенти решават да се презастраховат. Ако управителят на компанията притежава стандартен КЕП. Ако управителят на компанията притежава стандартен КЕП на флаш памет, може да подпише всяка една електронно генерирана заповед.
В TIMEOFF.GURU сме помислили как да улесним управителите или упълномощените лица с нашата услуга за автоматично полагане на електронния подпис, разработена с помощта на колегите от Борика. По този начин задълженията на управителя биха могли да се сведат единствено до одобрение на електронната заявка за отпуск, ако това е част от фирмената политика.
След като разгледахме в детайли стъпките, които са част от традиционния начин на управление на отсъствия, то нека обобщим какво включва и алтернативния електронен метод в TIMEOFF.GURU.
Така вълнуващото пътешествие на молбата за отпуск от Варна до София се свежда до 5 клика в електронна система.
Времето е един от най-ценните ресурси – както за работодателите, така и за служителите. Приоритизирането на задачите и оптимизирането на процесите не са просто празни понятия, а начин да се постигне по-високо ниво на продуктивност и по-добра организация на работното място.
Софтуерите, обработващи отпуски, дават възможност за бързо и прозрачно управление на процеса, като същевременно с това елиминират излишната бюрокрация и свеждат човешките грешки до минимум.
Най-хубавото е, че всичко това се случва с няколко клика и без обикаляне по офиси, като всяка молба за отпуск достига до необходимите страни за секунди, автоматично се подписва и архивира. Проследяването на данните пък е възможно без усилие с автоматично генерирани справки.
TIMEOFF.GURU не просто дигитализира отсъствията, но и прави животът на мениджърите, специалистите от отдел Човешки ресурси и служителите по-лесен. Въвеждането на системата води до по-ефективна и добре организирана работна среда.
Затова следващия път, когато тръгнете да „пътувате“ с една хартиена молба, спрете за миг и си задайте въпроса: не е ли време за нещо по-лесно, по-бързо и по-умно? Отговорът вече съществува – казва се TIMEOFF.GURU.
Ако искате да направите едновременно нещо добро за организацията и за хората, да опростите процеса по заявяване и одобрение на отпуските, да минимизирате разходите и да постигнете пълна координация на екипа, то TIMEOFF.GURU е създаден, за да Ви помогне.
Покажете решението на своите колеги и се убедете сами колко удобно и лесно става всичко в TIMEOFF.GURU. Само с няколко клика имате заявление, одобрение, справка и поглед върху общия календар. Без излишна бюрокрация, без купища хартия, без часове за обработка.