Темите в тази статия:
Имало едно време една голяма приказна фирма, която се намирала далече, далече – през девет планини в десета. Един ден работник в далечната фирма решил, че иска да си вземе почивка и трябвало да подаде молба за отпуск. Това била тежка и отговорна задача, която щяла да отнеме време, затова той решил да не губи и миг повече. Първо трябвало да намери една фея от Човешки ресурси, която да му даде заветния свитък с молбата, в която да попълни необходимите детайли. Но това не било достатъчно – молбата трябвало да бъде подписана от приказния мениджър, който давал съгласието си работникът да отсъства. Точно в този момент обаче приказният мениджър бил на посещение в друга далечна фирма и щял да се върне след дни. И така работникът зачакал неговото завръщане…
Ако тази „приказна“ история ви е до болка позната, значи е време да преразгледате процеса по управление на отсъствията в компанията. Не е необходимо нещо на пръв поглед елементарно, да отнема толкова много време. Процесът не е сложен сам по себе си, но често бива административно усложняван по ред причини. Особено при големи предприятия с дружества на различни локации, които се ръководят от една обща администрация. Разбира се, оптимизирането на отсъствията не е насочено единствено към големи фирми – всяка компания заслужава бърз и ефективен процес, който вместо да губи време, спестява такова.
Неведнъж сме изтъквали, че оптимизирането на процеса по управлението на отпуски може да подобри в пъти цялостната организация и ефективност в компанията. Работодателите често си дават сметка за това, едва след като са намерили решение на проблема. Но по-добре късно, отколкото никога. Но нека разгледаме по-подробно стъпките, за да защитим мнението си по въпроса, без да използваме приказната аналогия, разбира се.
Представете си едно средно по брой служители дружество, в което работят около 80-100 души, но пък има известна доза текучество. За сметка на този брой служители компанията е назначила един специалист Човешки ресурси, който основно да движи процесите, касаещи трудовото правоотношение.
Това означава, че този човек отговаря за провеждането на интервюта и подбора на кадри, назначаването и онбординга на новите попълнения в екипа, купища документи, отпуски, болнични, трудови досиета и какво ли още не. Освен това в повечето случаи специалистът Човешки ресурси се занимава с цялостната култура и развлечения в компанията – организирането на обучения, събития, партита и т.н.
Дружеството разполага с офиси в различни населени места, но въпреки това само с един мениджър ЧР. Това означава, че всяка молба за отпуск, без значение от локацията на служителя, който я подава, трябва да стигне до едно и също място – главният офис на компанията.
Служител Х, който работи в офиса във Варна, разпечатва на хартия своята молба за отпуск, попълва необходимите данни и следва да я предаде на прекия си ръководител. Приемаме, че в идеалният сценарии това би могло да се случи, ако не на същия ден, то поне в рамките на 2-3 дни.
В зависимост от процеса на одобрение, за молбата може да се изисква одобрение и от ръководител второ ниво или друга роля, но при всички положения молбата следва да пристигне от Варна до главния офис в София и специалиста ЧР. След като се използва хартиен носител, следва документът да бъде изпратен по куриер. И така един привидно лесен процес бива логистично усложнен.
При електронното управление на отсъствия, молбите за отпуск, които са се превърнали от листи хартия в дигитални заявки, не изминават толкова дълъг и „вълнуващ“ път, поне не физически. Всичко се случва за минути, дори секунди, ако всички участващи страни са пред компютър или държат смартфон в ръка.
Разпечатването на хартия и попълването на данни ръчно е заместено от достъпване на електронна система с предварително зададен username и парола, а след това и избиране на желания период на отсъствието. В TIMEOFF.GURU за завършване на процеса по подаване на заявката е необходим само 1 клик върху бутона Заяви.
И Voilà - подадената заявка автоматично пристига при одобряващото лице, без да е нужно да обикаляте етажите на сградата или да изпращате по куриер. Какво се изисква от прекият ви ръководител в случая? Единствено да се логне в системата и с един клик върху бутона Одобри или Откажи да финализира вашата заявка.
Таблиците в Excel не са по-добра алтернатива на хартията и реално не отменят нуждата от молба за отпуск на физически носител. Приложението на таблиците е по-скоро опит за вътрешна организация на оперативните процеси – на едно място в табличен вид да бъде събрана информация за всички отпуски в компанията. Но за да се случи това, отново стигаме до нуждата от ръчно въвеждане на данни, което коства време и усилия. Винаги съществува и риска от грешка или ненавременно актуализиране на информацията, което би могло да доведе до разминаване.
Сигурно се чудите какъв е смисълът от въвеждане на електронна система, след като заповедите за отпуск все пак трябва да бъдат подписани на хартия? Да, те трябва да бъдат подписани, но не е задължително това да се случва на хартия. Вариантите тук са няколко, като разбира се работодателят следва да подписва с квалифициран електронен подпис (КЕП). Ако управителят на компанията притежава стандартен КЕП на флаш памет, може да подпише всяка една електронно генерирана заповед.
В TIMEOFF.GURU сме помислили как да улесним управителите или упълномощените лица с нашата услуга за автоматично полагане на електронния подпис, разработена с помощта на колегите от Борика. По този начин задълженията на управителя биха могли да се сведат единствено до одобрение на електронната заявка за отпуск, ако това е част от фирмената политика.
След като разгледахме в детайли стъпките, които са част от традиционния начин на управление на отсъствия, то нека обобщим какво включва и алтернативния електронен метод в TIMEOFF.GURU.
Така вълнуващото пътешествие на молбата за отпуск от Варна до София се свежда до 5 клика в електронна система.
Времето е един от най-ценните ресурси – както за работодателите, така и за служителите. Приоритизирането на задачите и оптимизирането на процесите не са просто празни понятия, а начин да се постигне по-високо ниво на продуктивност и по-добра организация на работното място.
Софтуерите, обработващи отпуски, дават възможност за бързо и прозрачно управление на процеса, като същевременно с това елиминират излишната бюрокрация и свеждат човешките грешки до минимум.
Най-хубавото е, че всичко това се случва с няколко клика и без обикаляне по офиси, като всяка молба за отпуск достига до необходимите страни за секунди, автоматично се подписва и архивира. Проследяването на данните пък е възможно без усилие с автоматично генерирани справки.
TIMEOFF.GURU не просто дигитализира отсъствията, но и прави животът на мениджърите, специалистите от отдел Човешки ресурси и служителите по-лесен. Въвеждането на системата води до по-ефективна и добре организирана работна среда.
Затова следващия път, когато тръгнете да „пътувате“ с една хартиена молба, спрете за миг и си задайте въпроса: не е ли време за нещо по-лесно, по-бързо и по-умно? Отговорът вече съществува – казва се TIMEOFF.GURU.
Ако искате да направите едновременно нещо добро за организацията и за хората, да опростите процеса по заявяване и одобрение на отпуските, да минимизирате разходите и да постигнете пълна координация на екипа, то TIMEOFF.GURU е създаден, за да Ви помогне.
Покажете решението на своите колеги и се убедете сами колко удобно и лесно става всичко в TIMEOFF.GURU. Само с няколко клика имате заявление, одобрение, справка и поглед върху общия календар. Без излишна бюрокрация, без купища хартия, без часове за обработка.