Темите в тази статия:
Електронното управление на отпуски несъмнено спестява време и усилия, както и разходи на организацията, в сравнение с традиционния метод, включващ хартиени молби и заповеди за отпуск.
Дигитализацията улеснява всички участващи страни – заявяващите отсъствия, мениджърите, които следва да ги одобрят, както и специалистите Човешки ресурси, и счетоводният отдел, които се занимават с цялостната обработка и изчисляването на възнагражденията за месеца.
Така едно на пръв поглед просто решение като въвеждането на електронна система за отпуски, всъщност се превръща в ключова част от оптимизирането на работните процеси и носи големи предимства за цялата компания.
Но какво всъщност значи да дигитализираме отпуските си? Означава ли това, че просто използваме електронна система за заявяването и одобряването им, но продължаваме да ги разпечатваме и подписваме на хартия? Не се ли губи така целият смисъл от оптимизирането на процеса?
Има ли електронни заповеди за отпуск и как се подписват те? В тази статия ще отговорим на тези въпроси, като дадем конкретни примери от практиката и решението, което дава TIMEOFF.GURU.
Най-общо казано заповедите за отпуск влизат в електронното трудово досие на служителя и са част от документите, които могат да бъдат дигитализирани.
Според чл. 128б от КТ работодателят може да създава и съхранява документи, включително молби за отпуск, в електронна форма, подписвани с квалифициран електронен подпис (КЕП) или друг вид подпис, договорен между страните.
Важно е да отбележим и, че електронното управление на отпуски трябва да отговаря на изискванията за защита на данните и да бъде добре дефинирано във вътрешните правила на предприятието. Освен включването на дигитализацията на този процес в Правилника за вътрешния трудов ред, всеки служител следва да даде своето писмено съгласие. Това може да се уреди преди постъпване, при самото стартиране на работа или с анекс в последствие.
Служителите следва да имат свободен достъп до конкретната система и актуалните си данни – да могат да достъпват заповедите си за отпуск, както и да са наясно с оставащите си дни платен годишен отпуск.
В Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхранението на електронни документи в трудовото досие на работника е посочено и, че когато се използва електронна платформа, тя следва да разполага и с двуфакторна идентификация като допълнителна мярка за сигурност.
Преди да пристъпим към темата за същинското генериране и подписване на заповеди в рамките на платформата, нека финализираме няколко важни факта:
Заявленията и заповедите за отпуск за неизменна част от целия процес по обработка на отсъствията в платформата. Те се генерират автоматично при подаване на заявка от страна на потребител, като не е необходима ръчна намеса от администратор или специалист Човешки ресурси.
Веднъж задействан процесът по заявяване на отсъствие, се продължава с одобрение от съответната роля, според политиката на компанията - пряк ръководител, ЧР, заместник, управител или друго. След като заявката е одобрена, генерираното заявление и заповедта към него могат да бъдат достъпени по всяко време.
Но как точно се генерират въпросните документи? Лесно - чрез предварително зададен шаблон, който може да включва различни данни. Съдържанието на електронните бланки зависи изцяло от изискванията на компанията, а данните на служителя се попълват автоматично, след като вече са налични в потребителския профил. Така в така наречената молба за отпуск можем да включим имената на лицето, заеманата от него длъжност, периода на отсъствието, неговия вид и други детайли.
Разбира се, процесът не приключва до тук. Генерираният документ няма стойност, освен ако на него не е положен подпис. При това в Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхранението на електронни документи в трудовото досие на работника изрично е упоменато, че този електронен подпис трябва да е квалифициран, въпреки че според Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги страните (в случая работодател и служител) могат да се споразумеят какъв вид електронен подпис ще използват във взаимоотношенията си.
Едно от най-големите предимства на TIMEOFF.GURU е, че както самото генериране на документа, така и подписването му се случва автоматично. Това е възможно благодарение на съвместната услуга с Борика АД (B-trust) за автоматично поставяне на облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП), издаден от доставчика на удостоверителни услуги.
Въпросното подписване на заповедта се урежда между работодателя и служителя с допълнителен анекс, с който отпада нуждата от разпечатване на заповедта на хартиен носител, както и полагането на подпис от страна на служителя.
Разполагаме с примерен текст за анекс, който предоставяме на нашите клиенти. При интерес, можете да се свържете с нас чрез контактната ни форма, като с радост ще обсъдим съдържанието и възможните начини за подписването му.
Щастливи сме да споделим, че по-голямата част от компаниите, с които работим, се възползват от реализираната услуга за автоматично подписване чрез ОКЕП.
Наясно сме, че първоначалната реакция често е скептична, но този вид подписване на електронни документи е ясно дефиниран в законодателната рамка, не само у нас, но и в целия Европейски съюз. Знаем, че според Регламент (ЕС) № 910/2014 (известен като eIDAS) квалифицираният електронен подпис има правна сила, равностойна на саморъчния подпис.
Това потвърждава и премахва всякакво съмнение, че електронно генерираните и подписани с КЕП заповеди за отпуск са равносилни на хартиеният им еквивалент.
Дългогодишната ни практика в сферата показва, че при проверка от страна на Инспекцията по труда, е достатъчно само да предоставите електронно подписвани заповеди, които най-често са в pdf формат. Те представляват вашия електронен архив, който е напълно идентичен с купищата папки и класьори, които се намират в офиса или служебното архивно помещение.
Внедряването на система за електронно управление на отпуските не е просто технологично удобство, а стратегическа стъпка към по-ефективни, прозрачни и сигурни вътрешни процеси.
Законодателството в България ясно допуска създаването, съхранението и подписването на документи, свързани с отсъствията, в електронна форма. При използване на квалифициран електронен подпис те имат пълна правна стойност, равностойна на хартиените документи.
Практиката показва, че автоматизацията на процесите - от заявяване и одобрение до генериране и подписване на заповеди - значително намалява административната тежест и риска от грешки, като същевременно осигурява лесен достъп и проследимост на информацията.
Решения като TIMEOFF.GURU демонстрират как хартиените носители могат да отпаднат изцяло от процеса по заявяване и одобрение на отпуск.
Ако искате да направите едновременно нещо добро за организацията и за хората, да опростите процеса по заявяване и одобрение на отпуските, да минимизирате разходите и да постигнете пълна координация на екипа, то TIMEOFF.GURU е създаден, за да Ви помогне.
Покажете решението на своите колеги и се убедете сами колко удобно и лесно става всичко в TIMEOFF.GURU. Само с няколко клика имате заявление, одобрение, справка и поглед върху общия календар. Без излишна бюрокрация, без купища хартия, без часове за обработка.