Хибридния модел и управление на местоработата с TIMEOFF.GURU

Мисията на TIMEOFF.GURU е да елиминира хартията при обработването на отпуските в организацията. Електронното управление на отсъствията не спестява само физическите молби и заповеди, но и времето, необходимо за заявяването, одобряването и проследяването на периода на отпуска. С разпространението на хибридния модел на работа, някои работодатели наложиха и процес по отчитане не само на отсъствието, но и местоработата на служителите си. Тук не говорим за стандартния тип отчитане посредством чекиращи системи или други софтуери за контрол на достъпа, тъй като те не са приложими при работа извън помещенията на работодателя.

Методите, по които това ще се случва, зависят от политиката на организацията и наложените правила, свързани с отдалечената работа, която ще наричаме за по-удобно и хоум офис. В тази статията ще разгледаме новите режими на работа, разликите между тях, предимствата, недостатъците и предизвикателствата при осъществяването им. Не на последно място ще дадем нашето решение за управление не местоработата чрез новата функционалност в TIMEOFF.GURU.

Отдалеченият модел на работа и ролята му в съвременните компании

Хоум офисът се превърна в обичайна практика през последните години, особено след глобалните промени, предизвикани от пандемията през 2020 г. Много хора и компании откриха ползите от този начин на работа, което доведе до популяризирането му като устойчива алтернатива на традиционния офис. Служителят или работникът може да работи от вкъщи при следните режими, описани в Кодекса на труда – надомна работа или работа от разстояние.

Надомната работа не касае нашата тема, тъй като за нея е характерно изработването на конкретен продукт и/или предоставяне на услуга от работника или служителя – ръчно изработени бижута, картички или пък извършване на обаждания с цел телемаркетинг и други.

За работата от разстояние в КТ се уточнява, че тя се извършва по трудово правоотношение чрез използването на информационни технологии. Същината на работния процес и задълженията не се променят, без значение къде се намира служителя – в офиса или вкъщи. Именно затова няма нужда от предварително уговаряне какъв вид работа ще се извърша извън помещенията на работодателя. Това, което остава да се уговори, е именно колко често ще се работи от вкъщи.

Така стигаме до изключително популярния в днешно време хибриден модел. Най-общо казано той се характеризира с комбинация от хоум офис и стандартен офис. Условията за това могат да бъдат вписани в договора при сключването на правоотношението или да бъдат допълнително включени чрез декларация на по-късен етап, ако има изменения в режима на работа на фирмата.

Защо все повече служители предпочитат хибридния модел?

За много служители възможността за хоум офис дава свобода и по-голяма гъвкавост за разпределение на работния ден. Немалък фактор е и спестяването на време за пътуване до офиса, което в по-големите градове би могло да се равнява на час в посока. Пристигането и прибирането от офиса отнема не само време, но и ментална енергия…нека си го кажем честно – никой не обича задръстванията или пък да сменя няколко вида градски транспорт.

Редица проучвания сочат, че хибридният модел на работа подобрява баланса между личния и професионалния живот, позволявайки на служителите да планират по-добре свободното си време. В резултат на това служителите имат повече време за семейството и приятелите си, хобита и физическа активност, което влияе положително на тяхното емоционално и физическо състояние. Домашната обстановка би могла да доведе и до повишени нива на концентрация, тъй като офисът често е шумно място, на което протичат различни разговори.

Недостатъци и предизвикателства

Разбира се, като всеки друг аспект от живота ни, и тук можем да споменем редица недостатъци и предизвикателства. На първо място липсата на социални контакти с колегите. Въпреки богатия избор от онлайн платформи за комуникация, нищо не може да замени директния контакт в офиса и цялостното екипно настроение. Хоум офисът може да доведе до чувство на самота и да намали усещането за принадлежност към екипа. Освен това, липсата на спонтанни разговори и идеи, които често възникват в офис среда, може да затрудни иновациите и сътрудничеството. За мениджърите, дистанционната работа създава предизвикателства, свързани с координацията, мониторинга и мотивирането на екипите.

Ключът към преодоляването на предизвикателствата е създаване на професионална среда, която мотивира служителите и насърчава поддържането на комуникацията между колегите. Хибридният модел е чудесен начин да се балансира между сплотеността на екипа в дните в офиса и спокойствието на работата от вкъщи в останалите дни.

Популярни практики за управление на местоработата

В трудовия договор на служителя следва да се уредят условията за работа от разстояние – включително адреса, от който ще работи служителят, както и провеждане на инструктаж за безопасност при работа от разстояние. В Кодекса на труда се урежда и въпроса за отчитането на извършената дейност, но не как следва да се случва управлението на различните локации, от които всеки изпълнява задълженията си.

В този смисъл можем да заключим, че това зависи изцяло от политиката на конкретната фирма. Някои работодатели държат стриктно да ограничат дните за хоум офис и да следят за случаи на превишаване на позволения брой дни. Други пък гласуват доверие на служителите си и не държат да налагат подобен контрол. В който и да е от тези случаи, винаги е добре да има информация за това кой откъде работи.

Ако приемем, че компанията не е инвестирала в съответния софтуер, с който да управлява този процес дигитално, то остават само следните опции:

• Декларации на хартия, с които всеки служител да заявява, че ще работи от дома си на посочените дати;
• Предварително изготвен график в Excel или друг табличен вид, в който отново се упоменават дните, в които всеки е хоум офис.

Бихме казали, че и двата варианта са тромави и по-скоро биха усложнили процеса, вместо да го улесняват. Ако всеки служител трябва да разпечата, попълни и подпише хартиен документ, който после да предаде на отговорното лице, то това значи, че той физически трябва да присъства в офиса. Това не е удобно в случаите, когато възниква непредвидена ситуация – тоест трябва да се действа от днес за днес и няма възможност въпросната декларация да се попълни предварително. Екселските таблици също не са най-оптимизираният вариант за запис на възможни промени и управление на местоработата.

Управление на локацията на служителите с TIMEOFF.GURU

Локациите в TIMEOFF.GURU не са нова функционалност, напротив – винаги са били част от интерфейса на платформата. С утвърждаването на хибридния модел на работа обаче тази функционалност следваше да бъде развита, както и направихме. Първоначалната ни разработка беше по-скоро с информативен характер. В зависимост от настройките на системата, всеки служител има възможност да избира от предварително зададени локации или сам да въведе своите лични такива. След това следва да се избере и периода за хоум офис или пък офис. Тези данни са видими в календара за колегите, които са добавени в таб Екип. Разбира се, това може да продължи да работи по този начин, но ето какво е новото.

Процес на одобрение на локации – новият модул в TIMEOFF.GURU

Ако управлението на местоработата следва да бъде регулирано стриктно със заложени ограничен брой дни, при това само след одобрение на пряк ръководител или друго лице, то новият модул на TIMEOFF.GURU е идеалният инструмент.

Той дава възможност да конфигурирате процеса по управление на местоработата изцяло спрямо фирмената ви политика, залагайки:

• Седмично, месечно или годишно ограничение в броя дни, в които служителите работят извън офиса;
• Конкретен период, в който всеки да заяви дните, в които да е хоум офис;
• Кой/и да одобрява съответните заявки – пряк ръководител, HR и други.

След като това е конфигурирано, единственото, което остава да направи всеки служител е:

• Да се логне в TIMEOFF.GURU;
• Да превключи изгледа на отделния календар за локации;
• Да избере желания период;
• Да натисне бутона Заяви.

Подробна информация за местоработата на всички служители е налична в нашата справка по локации, като можете да изберете от Дневен или Месечен изглед, както и да направите справка за конкретен период по ваш избор.

Заключение

Съвременните професии и технологии налагат и нови режими на работа, които осигуряват повече гъвкавост на специалисти в различни професионални сфери. За много от тях хоум офисът се е превърнал в базова нужда на работното място, а не в специфично условие. Без значение дали компанията държи стриктно да отчита дните на служителите извън офиса или позволява по-голяма свобода всеки сам да решава кога и откъде да работи, сигурният софтуер за управление на този процес е необходимост за всеки работодател, който разчита на хибриден модел. Именно затова TIMEOFF.GURU ви позволява да следите не само кой отсъства, но и кой е в офиса или извън него. Подобно на управлението на отпуските, и този процес може да се конфигурира изцяло спрямо вашите предпочитания, а заявяването отнема само няколко клика.