#fresh-start

6 причини да обновите вашата система за управление на отсъствията


На практика, във всяка организация има внедрена система за управление на отпуските. Понякога тази система е само един Excel-ски файл, но това пак е софтуерна система. Която най-вероятно работи отлично от много години. И защо променяме нещо, което работи?

В следващите редове ще споделим няколко причини, които може да ви накарат да размислите.

Какво всъщност представляват специализираните системи за управление на отпуски?

Системите за управление на отпуски са софтуерни продукти които позволяват на организациите да:

  • Проследяват отсъствията на служителите;
  • Планират отпуските;
  • Поддържат информация за остатъците платен, неплатен и други видове отпуски;
  • Анализират историческите данни за отсъствията.

Така тези системи помагат на организацията да знае по всяко време текущата и планирана наличност на човешките ресурси, и съответно да планира и коригира работните си планове.

Системите за управление на отсъствията трябва и да улесняват заявяването и одобрението на заявките за отсъствие, като по този начин намаляват административните разходи на организацията. 

Всъщност, системите за управление на отсъствията играят важна роля в управлението на организацията на стратегическо, оперативно и финансово ниво.

Как да разберете дали имате нужда от по-адекватно софтуерно решение?

Добрите системи за управление на отсъствията правят процеса по заявяване и одобрение на отпуските високо-ефективен, бърз и прецизен. Не губят времето на служителите и ръководителите. И са лесни за внедряване и последващи настройки.

Ето няколко признака, че е време да обновите вашата система за управление на отсъствията:

1. Налага се ръчно въвеждане на данни и извършване на калкулации

Ръчното въвеждане на данни и обработката им има няколко съществени недостатъка. На първо място, това е изключително времеемко. И колко по-голяма е организацията, толкова повече време е необходимо. На второ място, ръчната обработка на данни носи много по-голям риск от грешки и пропуски. И не на последното място са усилията, които ръчната обработка изисква, за да се поддържат данните за остатъците отпуски достоверни и точни.

2. Служителите нямат достатъчно информация за отпуските си

Ако служителите трябва да се обръщат към Човешки Ресурси всеки път, когато се нуждаят от информация, свързана с отпуските или разполагаемите дни, система ви за управление на отпуските не е най-добрата.

Когато хората не могат да достъпят самостоятелно необходимата им информация и нямат възможност да заявят свободно отпуската си, те губят време и нещо по-важно – мотивация.

3. Одобрението на отпуските отнема твърде много време

Друга причина за разочарование може да бъде забавянето на отговор на заявките за отпуск. Това може да се дължи на множество причини. Например: заявката може да се загуби в безкрайния и-мейл поток. Или да бъде заровена под купчина хартия. Или събирането на информация и калкулирането на оставащите дни за ползване отнема твърде много време. Може и процеса да минава през твърде много стъпки и през твърде много хора.

Но каквато и да е причината за бавния отговор, дългото време за чакане на информация е изключително затормозяващо. Забавянето може да се приеме като признак за неуважение и да предизвика много бързо недоволство и отново – спад в мотивацията.

4. Не успявате да се справите с абсентеизма

Абсентеизмът (или непланираните отсъствия) са много сериозен проблем за всяка организация, тъй като те нарушават ритъма на всички работни процеси. Да предположим, че старателно записвате всеки отпуск в Excel или специализирана програма, но въпреки това нямате пълна картина за отсъствията в организацията.  

Трудно е да се анализират големи обеми от данни, ако вашата система не ги обобщава и представя в четим формат или разбираеми графики, в които лесно да можете да идентифицирате тенденции и аномалии. Електронните таблици и календарите може да вършат работа за проследяване на отсъствията, но не са достатъчни за по-задълбочен анализ и изследване на периодите от годината, в които най-често се случват непланираните отпуски. 

5. Системата ви не поддържа информация за мястото, от където хората работят

Преди COVID-19, работата от вкъщи беше по-скоро изключение, отколкото редовна практика. И тъй като беше рядко явление, не се налагаше да се контролира и проследява. Но сега, когато в много организации, дори и в държавни структури, отдалечената работа е ежедневие, е важно организацията винаги да знае колко човека работят в помещенията на компанията, и колко човека работят отдалечено. Можете ли бързо да кажете при провеждане на учебно събитие по пожарна безопасност колко човека трябва да се съберат на сборния пункт? Ако вашата система за управление на отсъствията не поддържа информация за мястото, от където работят служителите ви, значи е време да я смените.

6. Няма мобилен достъп

През 2021 мобилния достъп до информацията вече даже не се води за нещо модерно. Да подадеш заявление за отпуск без да се налага да дойдеш до офиса не трябва да се счита за проява на екстравагантност. Ако вашата система за управление на отпуските няма достъп през мобилен телефон, през който да може да се информирате за оставащите ви дни полагаем платен годишен отпуск или да изпратите директно снимка на болничния ви лист към уведомлението, значи времето за нова система е дошло.

Кое е най-доброто решение и какво да направите, ако вашата текуща система проявява някой от изброените признаци?

Най-доброто решение е да я замените със специализирана софтуерна система, която:

  • Може да автоматизира процесите
  • Позволява на служителите ви да се информират, заявяват и одобряват отпуски напълно самостоятелно
  • Придвижва заявленията максимално бързо между всички участници в процеса
  • Предоставя детайлни, разбираеми и удобни справки
  • И освен всичко изброено до тук, отговаря на всички изисквания на българското законодателство

Такава система е TIMEOFF.GURU. Посетете страница с детайлна информация за решението, за да разберете и колко пари можете да спестите с една подобна система.



Ако искате да направите едновременно нещо добро за организацията и за хората, да опростите процеса по заявяване и одобрение на отпуските, да минимизирате разходите и да постигнете пълна координация на екипа, то TIMEOFF.GURU е създаден, за да Ви помогне.

Покажете решението на своите колеги и се убедете сами колко удобно и лесно става всичко в TIMEOFF.GURU. Само с няколко клика имате заявление, одобрение, справка и поглед върху общия календар. Без излишна бюрокрация, без купища хартия, без часове за обработка.