Introducerea unui nou sistem electronic de gestionare a concediilor poate fi contestată în multe feluri. Pe baza experienței noastre de-a lungul anilor, vom împărtăși câteva dintre aceste provocări și cum să le depășim.
Introducerea unui nou mod de lucru poate provoca rezistență în rândul angajaților, în special în rândul celor obișnuiți cu metodele tradiționale (pe hârtie) de gestionare a concediilor. Pentru a depăși această provocare, puteți lua următoarele măsuri:
Diferite sisteme de gestionare a concediilor oferă diverse funcționalități. Căutați un sistem care se poate adapta bine nevoilor organizației dvs. și care este ușor de utilizat. Când definiți „utilizabil”, luați în considerare, de exemplu, câte clicuri sunt necesare pentru a solicita concediul. În TIMEOFF.GURU, întregul proces se poate face cu 3 clicuri.
Consultați ghidul nostru pentru alegerea furnizorului de sistem de gestionare a concediilor.
Câteva sfaturi pentru alegerea celui mai potrivit sistem pentru organizația dvs.:
Platformele de gestionare a concediilor procesează date sensibile, cum ar fi informațiile personale și datele privind concediile angajaților. Asigurați-vă că sistemul ales are mecanisme puternice de protecție a datelor pentru a preveni accesul neautorizat sau pierderea informațiilor. Asigurați-vă că sistemul electronic de gestionare a concediilor respectă toate legile aplicabile și cerințele de reglementare, inclusiv reglementările privind protecția datelor și legile muncii.
Criptare - Întrebați despre criptarea datelor în repaus și în tranzit. Cum sunt stocate datele sensibile, cum ar fi informațiile personale și parolele angajaților. Dacă sunt utilizate protocoale sigure precum TLS/SSL.
Autorizarea și controlul accesului - Verificați cum sunt gestionate identificarea utilizatorului, gestionarea rolului utilizatorului și diferitele niveluri de acces. Nu treceți cu vederea informațiile despre capacitățile de autentificare cu doi factori (2FA).
Backup și recuperare a datelor - - Adunați informații despre cum și la ce intervale sunt efectuate copiile de siguranță ale datelor și întrebați dacă există un plan de recuperare în caz de dezastru.
Audituri și monitorizare regulate - Întrebați dacă sunt efectuate audituri regulate și verificări de vulnerabilitate.
Adunați informații despre următoarele subiecte:
Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) în UE - Există un acord de prelucrare a datelor, unde și cum sunt stocate datele angajaților.
Legislația și reglementările muncii - Asigurați-vă că sistemul îndeplinește cerințele privind concediul și timpul de odihnă ale angajaților.
Conformitatea cu standardele de securitate - Este foarte bine dacă furnizorul este certificat ISO 27001. Acest standard stabilește cerințe pentru un sistem de management al securității informațiilor.
În concluzie, există mai multe provocări în implementarea gestionării electronice a concediilor, dar cu 1) pregătire și analiză preliminară, 2) criterii clare pentru alegerea unui furnizor, 3) comunicare internă eficientă și, cel mai important, 4) parteneriat cu furnizorul de soluții, acest proces. poate fi bine optimizat și chiar satisfăcător.
Dacă doriți să simplificați procesul de solicitare a concediului, să minimizați cheltuielile și să vă coordonați eficient echipele, atunci TIMEOFF.GURU este soluția ideală pentru dvs.
Totul devine mai ușor cu TIMEOFF.GURU. Cu doar câteva clicuri, puteți solicita, aproba, raporta și o vizualiza calendarul general de absențe. Fără birocrație inutilă, fără ore de procesare.