Modelul hibrid și managementul locului de muncă cu TIMEOFF.GURU

Misiunea TIMEOFF.GURU este eliminarea hârtiei în procesarea concediilor în organizație. Gestionarea electronică a absențelor nu salvează doar cererile și comenzile fizice, ci și timpul necesar pentru a solicita, aproba și urmări perioada de concediu. Odată cu răspândirea modelului de muncă hibrid, unii angajatori au impus și un proces de raportare nu numai a absenței, ci și a locului de muncă al angajaților lor. Nu vorbim aici despre tipul standard de raportare prin sisteme de check-in sau alt software de control acces, deoarece acestea nu sunt aplicabile atunci când se lucrează în afara sediului angajatorului.

Metodele prin care se va întâmpla acest lucru depind de politica organizației și de regulile impuse legate de munca la distanță, la care vom apela pentru mai multă comoditate și pentru a lucra de acasă. În acest articol, vom analiza noile moduri de lucru, diferențele dintre ele, avantajele, dezavantajele și provocările în implementarea lor. Nu în ultimul rând, vom oferi soluția noastră pentru gestionarea locului de muncă prin noua funcționalitate din TIMEOFF.GURU.

Modelul de lucru la distanță și rolul său în companiile moderne

Munca hibridă și munca de acasă au devenit practici obișnuite în ultimii ani, mai ales după schimbările globale provocate de pandemia din 2020. Mulți oameni și companii au descoperit beneficiile acestui mod de lucru, ceea ce a dus la popularizarea lui ca alternativă durabilă la tradiționalul birou. Un angajat sau lucrător poate lucra de acasă în următoarele regimuri descrise în Codul Muncii – munca la domiciliu sau lucru la distanță.

În ceea ce privește munca la distanță, Codul Muncii precizează că aceasta se desfășoară în cadrul unui raport de muncă prin utilizarea tehnologiei informației. Esența procesului de muncă și îndatoririle nu se schimbă, indiferent de locul în care se află angajatul - la birou sau acasă. De aceea, nu este necesar să se convină în prealabil ce tip de muncă va fi efectuată în afara sediului angajatorului. Ceea ce rămâne de convenit este exact cât de des se va lucra de acasă.

Acest lucru ne aduce la modelul hibrid extrem de popular astăzi. În general, se caracterizează printr-o combinație între un birou de acasă și un birou standard. Condițiile pentru aceasta pot fi incluse în contract la încheierea raportului juridic sau pot fi incluse suplimentar printr-o declarație într-o etapă ulterioară, dacă apar modificări în modul de funcționare al companiei.

De ce tot mai mulți angajați preferă modelul hibrid?

Pentru mulți angajați, opțiunea unui birou la domiciliu le oferă libertate și o flexibilitate mai mare în modul în care își organizează ziua de lucru. Un alt factor este economisirea de timp în deplasarea la birou, care în orașele mai mari ar putea fi de până la o oră pe sens. A ajunge la și de la birou necesită nu numai timp, ci și energie mentală... să fim sinceri – nimănui nu-i plac blocajele sau nevoia de a schimba mai multe moduri de transport public.

Mai multe studii au arătat că modelele hibride de muncă îmbunătățesc echilibrul dintre viața profesională și viața privată, permițând angajaților să își planifice mai bine timpul liber. Drept urmare, angajații au mai mult timp pentru familie și prieteni, hobby-uri și activitate fizică, ceea ce are un impact pozitiv asupra bunăstării lor emoționale și fizice. Un mediu de acasă ar putea duce, de asemenea, la un nivel crescut de concentrare, deoarece biroul este adesea un loc zgomotos, cu diverse conversații.

Dezavantaje și provocări

Desigur, ca orice alt aspect al vieții noastre, și aici putem aminti o serie de dezavantaje și provocări. În primul rând, lipsa contactelor sociale cu colegii. În ciuda opțiunii largi de platforme de comunicare online, nimic nu poate înlocui contactul direct la birou și spiritul general de echipă. Un birou de acasă poate duce la un sentiment de singurătate și poate reduce sentimentul de apartenență la echipă.

În plus, lipsa conversațiilor spontane și a ideilor care apar adesea într-un mediu de birou poate îngreuna inovarea și colaborarea. Pentru manageri, munca la distanță creează provocări legate de coordonarea, monitorizarea și motivarea echipelor.

Cheia pentru depășirea acestor provocări este crearea unui mediu profesional care să motiveze angajații și să încurajeze comunicarea între colegi. Modelul hibrid este o modalitate excelentă de a echilibra coeziunea echipei în zilele de birou cu liniștea de a lucra de acasă în alte zile.

Practici populare de management la locul de muncă

Contractul de muncă al angajatului ar trebui să stabilească termenii și condițiile pentru lucrul la distanță, inclusiv adresa de la care va lucra angajatul, precum și furnizarea de instruire privind siguranța lucrului la distanță. Codul Muncii abordează și problema raportării muncii prestate, dar nu și a modului în care ar trebui gestionate diferitele locații din care fiecare persoană își îndeplinește atribuțiile.

În acest sens, putem concluziona că aceasta depinde în întregime de politica companiei specifice. Unii angajatori limitează strict zilele pentru biroul de acasă și monitorizează cazurile de depășire a numărului de zile permis. Alții au încredere în angajații lor și nu vor să impună un astfel de control. În oricare dintre aceste cazuri, este întotdeauna bine să aveți informații despre cine lucrează de unde.

Presupunând că compania nu a investit înt-un software adecvat pentru a gestiona acest proces digital, singurele opțiuni rămase sunt:

• Declarații pe hârtie pentru fiecare angajat care să menționeze că va lucra de acasă la datele specificate;
• Un program pre-preparat în Excel sau alt format de foaie de calcul, care menționează din nou zilele în care toată lumea se află la biroul de acasă.

Am spune că ambele opțiuni sunt greoaie și mai degrabă ar complica procesul decât să-l ușureze. Dacă fiecare angajat trebuie să imprime, să completeze și să semneze un document pe hârtie, pe care apoi îl predă persoanei responsabile, atunci aceasta înseamnă că acesta trebuie să fie prezent fizic în birou. Acest lucru nu este convenabil în cazurile în care apare o situație neprevăzută – adică este necesar să se acționeze de astăzi până astăzi și nu există posibilitatea de a completa declarația în cauză în prealabil. De asemenea, tabelele Excel nu sunt cea mai optimizată opțiune pentru înregistrarea posibilelor modificări și gestionarea locului de muncă.

Gestionarea locației angajaților cu TIMEOFF.GURU

Locațiile din TIMEOFF.GURU nu sunt o funcționalitate nouă, dimpotrivă – au făcut întotdeauna parte din interfața platformei. Cu toate acestea, odată cu adoptarea modelului de lucru hibrid, această funcționalitate ar fi trebuit să fie dezvoltată, și am făcut-o.

Dezvoltarea noastră inițială a fost mai mult de natură informativă. În funcție de setările sistemului, fiecare angajat are posibilitatea de a alege din locații predefinite sau de a le introduce pe cele personale. Apoi, trebuie selectată perioada pentru birou sau birou. Aceste date sunt vizibile în calendar pentru colegii care sunt adăugați la fila Echipa. Desigur, acest lucru poate continua să funcționeze în acest fel, dar iată ce este nou.

Procesul de aprobare a locației – noul modul din TIMEOFF.GURU

Dacă managementul locului de muncă ar trebui să fie strict reglementat cu un număr limitat de zile stabilit și numai după aprobarea unui supervizor direct sau a unei alte persoane, atunci noul modul TIMEOFF.GURU este instrumentul ideal.

Vă permite să configurați procesul de management al locului de muncă în întregime conform politicii companiei dvs., concentrându-vă pe:

• Limită săptămânală, lunară sau anuală a numărului de zile în care angajații lucrează în afara biroului;
• Anumită perioadă în care fiecare poate declara zilele în care va lucra de acasă;
• Cine ar trebui să aprobe solicitările relevante – manager direct, HR etc.